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個人情報の取扱いについて

表題の事項に関して、知りたい旨の申出をされた皆様に、当社の定めにより以下の事項をご説明いたします。

1. 社名、個人情報保護管理責任者

社名 : 東海ソフト株式会社
代表者 : 代表取締役社長 伊藤 秀和
個人情報保護管理責任者 : 総務部長

2. 個人情報の利用目的

  • 従業者の場合
    1. 当社業務に関する契約や法律等に基づく権利の行使や義務の履行
    2. 人事労務、福利厚生、社会保険、税務申告、給与支払、助成申請
    3. 情報システムの利用や施設への入退管理等、当社のセキュリティ確保
    4. 当社業務の適切かつ円滑な遂行
    5. 本人へのアクセスを含む内外への連絡および展開に利用
    6. 社内手続き上の各種申請および承認
    7. 個人情報の開示等の一連の処理
    8. 役員については、役員および株主情報として法令に基づき公開
  • 応募者の場合
    1. 採用選考および可否の決定
    2. 個人情報の開示等に関する一連の処理
    3. 応募者との応募に関する連絡
  • お客様の場合(取引先を含む)
    1. 当社からお客様への販売に関する業務の遂行
    2. 販売情報の照合処理
    3. お客様からの変更依頼に対する対応
    4. お客様の登録手続と管理
    5. お客様との連絡および問合せに対する回答
    6. お客様個人情報の開示等一連の処理
  • 株主様の場合
    1. 株主名簿を請求された場合に、第三者に提供および社内での横置き閲覧に利用
    2. 株主総会で配付する事業報告書に利用
  • 受託される場合
    1. システム開発等の受託業務における委託元との契約の履行

3. 苦情等の申立先

東海ソフト株式会社 総務部 個人情報お問合せ窓口
Tel:052-563-3572(代表)/privacy@tokai-soft.co.jp
(受付時間 月曜日~金曜日 祝祭日を除く 10時~16時)

4. 認定個人情報保護団体

当社は、「認定個人情報保護団体」の対象事業者です。 当社の対応に対して疑問がある場合、または当社に問い合わせすべきか判断できない場合等は、下記の連絡先に直接お申し出ください。
<申出先>団体名 : (財)一般財団法人日本情報経済社会推進協会

5. 開示などの求めに応ずる手続き

個人情報の利用目的の通知、開示、訂正、追加、削除、利用停止、消去または、第三者への提供拒否の申出手続きを以下に説明いたします。

  • 連絡先
    総務部 個人情報お問合せ窓口までお問い合わせください。
    〒451-0043 愛知県名古屋市西区新道2-15-1
    東海ソフト株式会社 Tel:052-563-3572(代表)/privacy@tokai-soft.co.jp
    (受付時間 月曜日~金曜日 祝祭日を除く 10時~16時)
  • ご提出いただく書類
    連絡を受けた後5日以内に当社より「申出書」を同封しますので、ご記入の上、郵送にて上記1項にて記載された連絡先まで送付をお願いいたします。
  • ご本人または、代理人のご確認方法
    1. 申出に際し、下記の方法にて申出者確認をいたします。 申出者がご家族の場合は、可能な場合に本人にその旨を確認した後に対応させていただきます。 なお、申出を行える代理人は、未成年者または、成年被後見人の法定代理人または、本人が委任した代理人に限ります。
    2. 電話による確認。
    3. 必要な場合は免許証、健康保険証等での確認。代理人については、下記の書類を確認させていただくことになります。
      -未成年者または、成年被後見人の法定代理人であることを証明する書類
      -開示などを求めることにつき本人が委任した代理人であることを証明する書類
  • 回答
    申出書を受けた日から30日以内に、弊社個人情報お問合せ窓口の担当者より回答いたします。
    開示方法は、書面または、申出者が同意した方法によります。また、希望により個人情報の取得先と取得方法についても開示いたします。
  • 個人情報関連の提供の費用
    利用目的の開示および個人情報の開示に係る書面の交付に要した費用は、申出者の負担とし、 通信費および書類作成費を含めA4サイズ1枚に付1500円(612円以上の本人限定受取郵便と手数料)を請求させていただきます。
    徴収方法は、別途相談させて頂きます。また、その他の書面の交付費用については、別途相談させていただきます。
  • 開示しない場合のお取扱いについて
    手数料等を支払った場合でも、次の事項に係る場合には非開示とさせていただきますが、手数料の返却はできませんので、 あらかじめご了承ください。
    また、非開示の場合は、非開示の旨理由を付してご通知申し上げます。
    1. ご本人確認ができない場合(記入いただいた申出書の内容と、ご本人様確認書類の情報が一致しない場合など)
    2. 手数料が必要な請求で、所定の手数料をお支払いいただけない場合
    3. 代理人による請求で、代理権が確認できない場合
    4. 弊社がご本人様の個人情報を保有していない場合
    5. 法令の定める理由により、開示等ができない場合
    6. 開示対応により、弊社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす恐れがある場合

6. 当社における個人情報の委託について

当社では、利用目的の達成に必要な範囲内において、他の事業者へ個人情報を委託することがあります。その場合は、個人情報保護体制が整備された委託先を選定するとともに、個人情報保護に関する契約を締結いたします。なお、当社が委託を受けた個人情報は、委託元の承諾を得ることなく再委託をいたしません。

7. 第三者提供について

  • 従業者の場合
    1. 業務受託において、提供先に技術者名簿を提出する場合
      提供する個人情報:氏名・年齢・性別・緊急連絡先・住居の最寄り駅・技術経歴
      提供する手段:電子メールまたは紙
      提供先:ソフトウェア開発業務の委託元
      提供先との契約:個人情報保護に関する契約を締結
    2. 常駐業務において、提供先に入館手続きのための技術者情報を提出する場合
      提供する個人情報:会社名、所属名、氏名等
      提供する手段:電子メールまたは紙
      提供先:ソフトウェア開発業務の発注元
      提供先との契約:個人情報保護に関する契約を締結
  • 1.以外の場合
    個人情報保護法やその他法令等により適用を除外されている場合を除き、あらかじめ本人の許諾なく、個人情報を第三者に提供することはありません。 なお、商品配送における運送会社への配送業務の委託、決済のための金融機関等への決済業務の委託等、 本人との取引遂行に必要な外部委託に伴う個人情報の提供は、第三者提供の範囲外とします。